Privacyverklaring E+Drive
Inleiding
E+Drive BV, met maatschappelijke zetel te Grauwmeer 1, 3000 Leuven en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer BE0775.781.353, hecht het grootste belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij willen in het bijzonder de gegevens van onder meer onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen verlies, lekken, fouten, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking.
Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij vragen u deze privacyverklaring aandachtig te lezen, aangezien ze essentiële informatie bevat over de manier waarop en de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Door uw persoonsgegevens aan ons mee te delen, verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en stemt u uitdrukkelijk in met de inhoud ervan en met de verwerking zelf.
Toepassingsgebied
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die wij leveren en, meer algemeen, op alle activiteiten die wij uitoefenen.
Verwerkingsverantwoordelijke en zijn verbintenissen
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is E+Drive BV, met maatschappelijke zetel te Grauwmeer 1, 3000 Leuven, en ondernemingsnummer BE0775.781.353.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake gegevensbescherming, alsook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
Persoonsgegevens
Afhankelijk van uw activiteiten en uw relatie met onze onderneming deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, titel, adres, e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer).
Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-werfmelding, Vlaamse zorgplicht) is het mogelijk dat u ons bijkomende gegevens moet bezorgen voor de aanwezigheidsregistratie (zoals eID-gegevens, A1, gecombineerde vergunning, verblijfsgegevens, Limosanummer, Dimona-lijst).
Wij wijzen u erop dat u verantwoordelijk bent voor alle gegevens die u ons meedeelt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Zijn uw gegevens niet langer actueel, dan vragen wij u ons daarvan onmiddellijk op de hoogte te brengen.
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het aangaan van een samenwerking onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.
Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
Gegevens van klanten
In het kader van onze diensten en activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, alsook van hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en activiteiten van direct marketing zoals het versturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de 30bis-werfmelding) en/of ons gerechtvaardigd belang.
Gegevens van leveranciers en onderaannemers
Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, alsook van hun eventuele (onder)onderaannemers, hun personeel, hun medewerkers, hun aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van leveranciers en onderaannemers, de boekhouding en activiteiten van direct marketing zoals het versturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-werfmelding, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen in het kader van overheidsopdrachten, de Vlaamse zorgplicht enzovoort) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals direct marketing). Voor activiteiten van direct marketing per e-mail (zoals een nieuwsbrief of een uitnodiging voor een evenement) wordt steeds toestemming gevraagd, die ook op elk moment kan worden ingetrokken.
Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval ook de eID-gegevens of het Limosanummer verwerkt.
In het kader van de Vlaamse zorgplicht (besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers) zijn wij wettelijk verplicht om vóór de aanvang van de werken de gegevens van de buitenlandse werknemers van onze onderaannemer, of van buitenlandse onderaannemers, op te vragen en te controleren of deze gegevens volledig en correct zijn. Het betreft de gegevens vermeld in artikel 79/1 van voornoemd besluit, namelijk:
- het bewijs van een geldig paspoort of een gelijkwaardig reisdocument van alle onderdanen van derde landen die door de onderaannemer worden tewerkgesteld of zelfstandige beroepsactiviteiten uitoefenen voor rekening van de onderaannemer. Indien de onderaannemer een natuurlijke persoon is die onderdaan is van een derde land, wordt eveneens het bewijs van zijn geldig paspoort of gelijkwaardig reisdocument gevoegd;
- het bewijs van het verblijfsrecht of de verblijfsvergunning van meer dan drie maanden in de lidstaat van de Europese Economische Ruimte of in de Zwitserse Bondsstaat waar voornoemde onderdanen van derde landen verblijven;
- het bewijs van inschrijving in de Limosa-databank indien de activiteiten een detachering vormen binnen het toepassingsgebied vermeld in artikel 138 van de programmawet (I) van 27 december 2006;
- het bewijs van het document afgeleverd door de buitenlandse instelling, waaruit blijkt dat de socialezekerheidswetgeving van dat land van toepassing blijft tijdens de tewerkstelling op het Belgisch grondgebied;
- het bewijs van een geldige Belgische arbeidskaart of beroepskaart voor voornoemde onderdanen van derde landen;
- het bewijs van de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling van onderdanen van derde landen zoals vermeld in het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, of het bewijs van inschrijving in de Limosa-databank indien de activiteiten een detachering vormen binnen het toepassingsgebied vermeld in artikel 138 van de programmawet (I) van 27 december 2006.
Gegevens van personeel
Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan is deze verwerking op meer gedetailleerde wijze geregeld in een afzonderlijk gegevensbeschermingsbeleid voor werknemers.
Andere gegevens
Naast de gegevens van klanten, leveranciers en onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van andere personen, zoals potentiële nieuwe klanten of prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, expertcontacten enzovoort. De doeleinden van deze verwerking houden verband met het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of, in bepaalde gevallen, de uitvoering van een overeenkomst.
Verwerkingsduur
Wij bewaren en verwerken uw persoonsgegevens gedurende de periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie, al dan niet contractueel, die wij met u onderhouden.
De gegevens van klanten en van leveranciers of onderaannemers worden in elk geval uit onze systemen verwijderd na een periode van tien (10) jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project, behoudens wat betreft de persoonsgegevens die wij op grond van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in het geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
De gegevens die in het kader van de Vlaamse zorgplicht worden verzameld, worden gedurende een periode van vijf (5) jaar bewaard en ter beschikking gehouden van de sociale-inspectiediensten, te rekenen vanaf de datum waarop de raamovereenkomst wordt gesloten.
Rechten
Overeenkomstig en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
- Recht op toegang en inzage: u hebt het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden gebruikt.
- Recht op verbetering: u hebt het recht op verbetering (correctie) van uw onjuiste persoonsgegevens, alsook om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.
- Recht op gegevenswissing of beperking van de verwerking: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de wissing of beperking weigeren van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te leven, de overeenkomst uit te voeren of voor ons gerechtvaardigd belang, zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U hebt het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht van bezwaar: u hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. U kunt zich evenwel niet verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te leven, de overeenkomst uit te voeren of voor ons gerechtvaardigd belang, zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
- Recht op intrekking van de toestemming: indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op een voorafgaande toestemming, hebt u het recht om deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens worden dan enkel nog verwerkt indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
- Geautomatiseerde besluitvorming en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van uw persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet wordt onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluiten.
U kunt de voornoemde rechten uitoefenen door contact op te nemen met E+Drive BV, via e-mail naar info@eplusdrive.be en/of telefonisch op +32 495 55 02 64.
Wij stellen alles in het werk om uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en rechtmatige wijze te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Meent u desondanks dat uw rechten niet werden gerespecteerd en dat uw bezorgdheden binnen onze onderneming geen gehoor vinden, dan staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax 02 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
U kunt zich eveneens tot een rechtbank wenden indien u meent schade te lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.
Doorgifte aan derden
Bepaalde persoonsgegevens die wij verzamelen, worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt door externe dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, onze boekhouder, onze revisor en onze klanten, alsook overheidsinstanties (bijvoorbeeld in het kader van de 30bis-werfmelding, de elektronische aanwezigheidsregistratie of de deelname aan overheidsopdrachten). De gegevens die in het kader van de Vlaamse zorgplicht worden verzameld, kunnen worden bewaard via een gespecialiseerde dienstverlener die optreedt als subverwerker.
Het is mogelijk dat een of meer van de voornoemde derden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Persoonsgegevens worden evenwel uitsluitend doorgegeven aan derde landen met een passend beschermingsniveau.
De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de voornoemde dienstverleners of instellingen en de door hen aangestelde gespecialiseerde dienstverleners zijn verplicht om de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en mogen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze werden verstrekt.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij een gehele of gedeeltelijke reorganisatie zouden ondergaan, wanneer onze activiteiten zouden worden overgedragen of in geval van faillissement. Het is eveneens mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven op grond van een gerechtelijke beslissing of om te voldoen aan een specifieke wettelijke verplichting. In dat geval zullen wij redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze doorgifte aan andere derden. U erkent en begrijpt evenwel dat dit in bepaalde omstandigheden niet steeds technisch of commercieel haalbaar is of dat er wettelijke beperkingen kunnen gelden.
Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan directmarketingbureaus of soortgelijke dienstverleners, behoudens met uw voorafgaande toestemming.
Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te verwerken met een passend beveiligingsniveau en om ze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of foutieve mededeling aan derden, alsook tegen elke andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens.
E+Drive BV kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.
Toegang door derden
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een vergelijkbaar beschermingsniveau door aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden contractuele verplichtingen op te leggen die vergelijkbaar zijn met deze privacyverklaring.
Vragen?
Indien u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met E+Drive BV, hetzij per post op het adres E+Drive BV, Grauwmeer 1, 3000 Leuven, hetzij per e-mail op info@eplusdrive.be.
